Avaliação de Documentos

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de
políticas de gestão de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperação dos
documentos e das informações neles contidas; possibilita eliminação criteriosa de
documentos, a redução da massa documental acumulada e a consequente liberação de
espaço físico, a preservação dos documentos de guarda permanente, além do estimulo à
pesquisa e uso de dados retrospectivos.
O instrumento da avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um
“instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de
transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos”, conforme o
Dicionário de Terminologia Arquivística (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central
e/ou intermediário, e de sua destinação final, os prazos que determinam sua eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinâmico de gestão de
documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando
novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanças que eventualmente,
ocorrerem na legislação que os fundamentam ou na estrutura do órgão produtor.

Fonte: http://www.aperj.rj.gov.br/doc/manual%20de%20gestao.pdf

Video Acadêmico - Classificação Documental

Olá, pessoal! Finalmente saiu o tão esperado vídeo de conclusão da disciplina Introdução à Arquivologia, ministrada pelo professor André Malverdes. Buscamos estabelecer uma espécie de diálogo com o nosso público, com uma linguagem coloquial e moderna. Esperamos que gostem!

"Os fundamentos teóricos da Gestão de Documentos"

Essa palestra foi ministrada pelo professor Renato Tarcísio Barbosa - UNB - No ENEARQ (Encontro Nacional de Arquivologia). Vale a pena assistir!

#Classifica1

"Para organizar os documentos de arquivo de caráter permanente, é necessário, primeiramente, estudar a história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificação para os documentos.”

#Classifica2

"classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Além disso a classificação é um instrumento de transparência das ações públicas no âmbito institucional, permitindo aos gestores a visibilidade das suas atividades e funções, por meio de agrupamentos dos documentos resultantes das ações
A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo se em referencial básico para sua recuperação." (CONARQ, 2001)

#Classifica3

Classificação dos Documentos

A classificação dos documentos podem ser quanto ao:

Gênero – Textual
Audiovisuais – Filmográficos e sonoros
Cartográficos – Mapas, plantas
Iconográficos – Imagens
Micrográficos – rolos, cartões
Informáticos – Discos rígidos

#Classifica 4

Simplificando... A classificação dos documentos consiste em distribuir as matérias tratadas nos documentos em classes ou grupos conforme o sistema adotado por assunto, geográfico, numérico, coordenando as subdivisões necessárias.
Dentro do processamento arquivístico podem ser usados diversos métodos de classificação, sendo eles: numéricos ou alfabéticos. Elementos como nome, local, data e assunto podem determinar a escolha do método que deverá ser utilizado.